Polityka prywatności VOLUMED Sp. z o.o. Spółka Komandytowa

Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych oraz udzielonymi nam zgodami marketingowymi.

1. Kto jest administratorem moich danych?

VOLUMED Sp. z o.o. Spółka Komandytowa z siedzibą Zdrowa 1/3; 31-216 Kraków jest administratorem Twoich danych.

2. Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?
We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez VOLUMED możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem e-mail:biuro@volumed.pl

3. Jakie jest źródło moich danych – skąd są pozyskiwane?
Co do zasady większość danych podajesz nam sam.

4. Jaki jest zakres przetwarzanych przez VOLUMED moich danych osobowych?
Jeżeli jesteś naszym pacjentem to potrzebujemy następujące dane, aby móc zweryfikować Twoją tożsamość przed udzieleniem świadczenia zdrowotnego:
◦ imię,
◦ nazwisko,
◦ nr PESEL,
◦ płeć,
◦ data urodzenia (w przypadku osób nieposiadających nr PESEL),
◦ adres zamieszkania,
◦ pokrewieństwo (w przypadku osób zgłaszanych przez członka rodziny).
◦ możemy również poprosić o Twój adres e-mail oraz numer telefonu, ale dane te nie są nam niezbędne do objęcia opieką zdrowotną.

Podczas świadczenia usług zdrowotnych tworzymy Twoją dokumentację medyczną, w której odnotowujemy wszystkie informacje dotyczące procesu leczenia, w szczególności są tam informacje o Twoim stanie zdrowia jak również mogą znaleźć się informacje o Twoich nałogach czy preferencjach seksualnych. Zbieramy te informacje, jeżeli jest to niezbędne do postawienia diagnozy i poprowadzenia w sposób właściwy Twojego procesu leczenia.

5. Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?
Z uwagi na to, że możemy korzystać z usług innych dostawców, np. w zakresie wsparcia teleinformatycznego Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej. Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie w oparciu o stosowną umowę pomiędzy VOLUMED a tym podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską

6. Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?
Jeżeli jesteś naszym pacjentem i utworzyliśmy Twoją dokumentację medyczną, mamy obowiązek przechowywania jej co najmniej przez okres 20 lat od dnia dokonania w niej ostatniego wpisu. Z zastrzeżeniem tego terminu, jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

7. Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?
Korzystanie z naszych usług jest w pełni dobrowolne, jednakże jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązani do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do oznaczenia tożsamości pacjenta z wykorzystaniem jego danych osobowych. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować odmową rezerwacji wizyty czy udzielenia świadczenia zdrowotnego. Również ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Twoich danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Twoją rzecz.
Jeżeli podajesz nam swój numer telefonu czy adres e-mail, odbywa się to na zasadzie dobrowolności – ich niepodanie nie będzie skutkowało odmową udzielenia świadczenia zdrowotnego, lecz nie otrzymasz od nas potwierdzenia wizyty czy nie będziesz miał możliwości odwołania jej poprzez np. sms.

8. Jakie mam prawa?
Jako administratorzy Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia (wyjątek stanowi punkt 7) lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec VOLUMED sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych.
Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

W zależności od udzielonej przez Ciebie zgody, przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

1. Ustalenie Twojej tożsamości przed udzieleniem świadczenia, w szczególności poprzez zgłoszenie do objęcia opieką medyczną, weryfikację danych podczas umawiania wizyty na odległość (np. telefonicznie) jak również w naszych placówkach własnych na stanowiskach recepcyjnych czy w gabinecie lekarskim.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 25 pkt 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz § 10 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia M.Z.)

2. Jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej.
(podstawa prawna: Art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz Rozporządzenia M.Z. )
3. Realizujemy Twoje prawa jako naszego pacjenta, np. odbieramy i archiwizujemy Twoje oświadczenia, w których upoważniasz inne osoby do dostępu do Twojej dokumentacji medycznej oraz udzielania im informacji o stanie Twojego zdrowia.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 3 oraz art. 26 ust. 1 Ustawy o prawach pacjenta oraz § 8 ust. 1 Rozporządzenia M.Z.)

4. Kontaktujemy się z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail, aby np. potwierdzić rezerwację bądź odwołanie terminu konsultacji lekarskiej, przypomnieć Ci o tej konsultacji, poinformować o konieczności przygotowania się do umówionego zabiegu czy poinformować o możliwości odbioru wyniku badań.

5. Zapewnienie Ci odpowiedniej opieki, będącej odpowiedzią na Twoje potrzeby oraz poprawa jakości naszych usług są dla nas priorytetem, dlatego też w trakcie okresu trwania opieki lub po wykonaniu danej usługi możemy kierować do Ciebie krótkie ankiety z prośbą o informację zwrotną, abyś mógł poinformować nas, co jeszcze możemy zrobić lepiej; zapewniamy, że ankiety te będziemy wysyłać z taką częstotliwością i w taki sposób, aby nie były one dla Ciebie uciążliwe i nie naruszały Twojego prawa do prywatności; jednocześnie możesz w każdej chwili poinformować nas, że nie chcesz otrzymywać od nas takich treści – wtedy zablokujemy ich wysyłkę, zgodnie z Twoim żądaniem.

6. Jako administrator danych będący przedsiębiorcą mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej i tym samym przetwarzania Twoich danych w tym celu.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO)

7. Jako przedsiębiorca prowadzimy także księgi rachunkowe oraz spoczywają na nas obowiązki podatkowe – wystawiamy np. rachunki za wykonane przez nas usługi, co może się wiązać z koniecznością przetwarzania Twoich danych osobowych.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. )

8. Możemy kierować do Ciebie komunikację marketingową dotyczącą działalności VOLUMED taką jak w szczególności oferty, informacje o towarach, usługach, promocjach, wydarzeniach przez nas organizowanych czy artykuły o tematyce prozdrowotnej.
W zależności od Twojej decyzji, możemy wykorzystywać do tego Twój adres e-mail – wtedy wysyłamy komunikację na Twoją skrzynkę poczty elektronicznej lub/oraz numer telefonu – wtedy możesz otrzymywać od nas sms, mms czy połączenia przychodzące.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 172 PrTel w zw. z art. 10 ust. 2 uśude.)

9. Możemy przetwarzać dane dotyczące Twojej osoby pozyskane w trakcie współpracy z VOLUMED w celach marketingowych, np. poprzez ich analizę oraz wiązanie z innymi informacjami o Tobie. Celem takiego przetwarzania Twoich danych jest przede wszystkim dostosowanie kierowanych do Ciebie komunikatów do Twoich potrzeb.
(podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

10. Jako podmiot leczniczy dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, jako przedsiębiorcy, jak również realizacji Twoich praw jako pacjenta, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

◦ innym podmiotom leczniczym, współpracującym z VOLUMED w celu zapewnienia ciągłości leczenia,
◦ osobom upoważnionym przez Ciebie w ramach realizacji Twoich praw pacjenta,
◦ dostawcom usług zaopatrujących VOLUMED w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające udzielanie świadczeń zdrowotnych oraz zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu diagnostycznego, firmom kurierskim i pocztowym),
◦ dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających VOLUMED w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym).

Definicje i skróty :
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Ustawa o prawach pacjenta – ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
Rozporządzenie M.Z. – Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania;
PrTel – ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. ustawy Prawo telekomunikacyjne;